O que é planejamento de comunicação na construção civil?

Planejamento de comunicação na construção civil 

Uma boa comunicação é um fator decisivo para o sucesso dos projetos da sua construtora. Por isso, é muito importante fazer um bom planejamento de comunicação na construção civil. Descubra como aqui. 

Você sabe o que é o planejamento de comunicação na construção civil? E sabe qual é a sua importância para a sua construtora? Essas são perguntas fundamentais para se fazer quando estamos buscando o sucesso da empresa. Afinal, essa é uma etapa essencial para o projeto sair sem erros, com qualidade e sem deixar a construtora no prejuízo. 

Segundo uma pesquisa feita pelo PMI (Project Management Institute), em 2015, as organizações com uma boa comunicação finalizam 80% dos projetos de acordo com aquilo que foi planejado. Esses resultados são 54% maiores aos registrados em empresas com baixo nível de comunicação. 

O PMI ainda afirma que os gestores de projetos bem sucedidos usam quase 90% do seu tempo resolvendo e trabalhando no processo de comunicação interna, desenvolvendo uma cultura de produtividade pessoal. 

E é aí que entra a importância do planejamento de comunicação na construção civil. Mas, você pode estar se perguntando: o que é o planejamento de comunicação na construção civil? Vamos entender.

O que é o planejamento de comunicação na construção civil?

O planejamento de comunicação na construção civil é um plano de ações que foi elaborado para a comunicação interna e externa. E se tornou requisito básico de um sistema de gestão de qualidade, desde 2015, segundo a ISO 9001:2015

De acordo com essa norma, o plano de comunicação precisa identificar quem precisa de qual informação, quando eles precisam dessa informação e como ela deve ser fornecida. O gestor responsável pelo planejamento de comunicação na construção civil precisa identificar e compartilhar de forma estruturada com os outros envolvidos no projeto: 

  • quem são os stakeholders do projeto;
  • quais devem ser os itens de comunicação ao longo do projeto;
  • quem são os responsáveis por compartilhar as informações durante o projeto. 

Vamos entender melhor cada um desses passos para criar o seu planejamento de comunicação na construção civil.

1. Stakeholders 

A primeira etapa para o planejamento de comunicação na construção civil é fazer uma lista com todos os stakeholders envolvidos no seu projeto: Cliente, Construtora, Arquiteto, Gerente de Projetos, Engenheiro, etc… 

Stakeholder é um termo usado para definir as várias áreas referentes às partes – administração, fornecedores, comunicação… – que têm interesse e devem estar de acordo com as práticas realizadas pela empresa. 

Com essa lista pronta, o planejador já pode pensar nos tópicos gerais que precisam ser comunicados, como o andamento do projeto, desafios, realizações, status do orçamento e do cronograma, mudanças significativas… 

2. Itens de comunicação na construção civil nos projetos

Após delimitar os principais temas de comunicação e os requisitos de cada um dos stakeholders, você já pode começar a fazer o detalhamento necessário para colocar o planejamento de comunicação na construção civil em ação. 

Cada um dos itens de comunicação vai afetar o sucesso do seu projeto precisa ser listado e classificado. Haverá itens regulares (que precisam ser repetidos diariamente ou semanalmente, por exemplo), e aqueles que são eventuais (como a comunicação sobre imprevistos durante a execução do projeto). 

O aspecto número um da classificação deve ser o propósito ou a finalidade da comunicação. Em um ambiente corporativo, alguns exemplos são: 

  • Coleta de informações: quando a pessoa que se comunica precisa colher a informação de outras;
  • Decisão / Ação: quando os envolvidos que comunicam têm a expectativa de que a pessoa que recebe a comunicação vai tomar alguma decisão ou chegar a uma resposta. 
  • Diálogo: quando as pessoas envolvidas precisam conversar para chegar na melhor maneira de resolver o problema ou riscos. 

Com o objetivo em mente, o planejador pode estabelecer a maneira ideal para atingir o resultado da comunicação. As maneiras básicas são verbal, não verbal e mediada, mas é essencial pensar no ambiente de comunicação específico do projeto. Alguns exemplos de maneiras específicas para fazer essa comunicação no trabalho são: interpessoal, um aviso geral, por documento ou em uma reunião.

3. Responsabilidades estabelecidas no planejamento de comunicação na construção civil

O planejamento de comunicação na construção civil precisa sinalizar quem são os responsáveis pela comunicação em cada uma das etapas e de acordo com cada situação. Duas outras designações para cada item de comunicação são a frequência (todo dia, uma vez por semana, eventualmente) e qual canal deve ser usado (comunicação direta, via e-mail, telefone, mensagem de texto, vídeo ou foto pelo celular). 

Ao alocar os responsáveis por cada um dos itens de comunicação o gestor que está fazendo o planejamento de comunicação precisa identificar o emissor e o receptor de cada um dos itens. Segundo cada situação, quem é o responsável por transmitir a informação, para quem e de que maneira. É responsabilidade do planejador pensar em como pode otimizar a comunicação. 

Essa pessoa precisa pensar em quais ferramentas estão disponíveis para que cada comunicação aconteça da melhor maneira possível. E é nesse momento que o software de gestão de obras do Obra Prima entra em cena. 

Com o Obra Prima, a comunicação entre todos os envolvidos fica muito mais fácil, simples e acessível, seja entre o escritório e o canteiro de obras, seja entre a construtora e o cliente, entre você e o seu time. Você acessa o que precisa de onde estiver. 

A solução que a sua construtora precisa

Quando o planejamento de comunicação na construção civil está sendo feito ou até quando ele está sendo colocado em prática, existem muitas maneiras de melhorar a comunicação que o software de gestão de obras pode ajudar:

  • Fluxos claros de comunicação: com uma comunicação mais clara e eficiente, a informação não se perde, nem chega atrasada e desatualizada. O que geraria retrabalhos e prejuízo para a sua construtora. 
  • Tecnologia a seu favor: quando você usa o software de gestão do Obra Prima, você consegue usar outras ferramentas que vão ajudar no processo, como o BIM, o RDO, a Tabela SINAPI. Além disso, também vai ter todas as informações atualizadas em tempo real e em um só lugar.  
  • Compartilha as informações que quer com o cliente: o seu cliente vai ter acesso às informações que você compartilhar com ele. Dessa maneira, ele consegue acompanhar a evolução da obra. 

E aí, entendeu por que fazer um planejamento de comunicação na construção civil é tão importante para a sua construtora? 

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